Bei der E-Mail-Bearbeitung Prioritäten setzen

Rund 120 E-Mails sendet und empfängt jeder täglich.

Vor Weihnachten steigt die E-Mail-Flut besonders hoch. Schließlich soll pünktlich zum Ferienbeginn alle Arbeit erledigt sein. „Oft wird aber das Gegenteil erreicht“, sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland: Der übervolle Posteingang sorgt erst recht für Stress und beschert manchem eine arbeitsreiche Weihnachtszeit.

Das ließe sich vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese dann konsequent befolgen würden. „Grundsätzlich sollte gelten: Die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“, sagt Reinhard Bier. Soll heißen: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Geht es nicht ohne E-Mail, ist es ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken.

Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger zudem, eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff „Ich erwarte eine Antwort“, ein K für „Ich erwarte Klärung“ und ein I für „Nur zur Information“ stehen. Kurze Terminhinweise wie „Hat Zeit bis nach Weihnachten“ sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus beruflicher Sicht stressfrei bleiben.